Problème posé La communication et le transfert d’informations par courrier électronique sont une nécessité dans nos pratiques professionnelles. Comment développer un bon usage de la messagerie professionnelle ? Constats Notre communication professionnelle est majoritairement composée de courriers électroniques, ce qui a entraîné : - Des modifications de la perception de la temporalité des échanges ; - Des perturbations de la gestion des priorités ; - Un non-respect des règles de rédaction ; - Des atteintes à la confidentialité des échanges, au niveau du contenu et des adresses des destinataires ; - Une augmentation massive du nombre de messages. Devenue chronophage, l’utilisation de la messagerie induit des difficultés organisationnelles et une baisse de l’efficience du traitement de l’information. Réponses posibles et pratiques à mettre en place
Avant d’envoyer un message, se poser les questions suivantes : - Quels sont les destinataires légitimes, réellement intéressés ou concernés ? - Le message électronique est-il l’outil le mieux adapté au contenu de ma communication ? - Y-a-t-il des pièces jointes ? Si oui, combien ? Sous quel format ? - Leur volume est-il adapté ? - Le message est-il urgent ? - Si ce message attend une réponse, le délai est-il compatible avec la messagerie ? - Est-il confidentiel ? La messagerie n’est pas adaptée aux envois confidentiels ou de gros fichiers. Les dépôts sur des sites sécurisés peuvent être une solution (chiffrement, serveurs sécurisés) comme par exemple sur TRIBU accessible à partie d’ARENA dans la rubrique Formation et ressources.
Si la messagerie se révèle le meilleur mode de communication utiliser la boîte mél académique pour les échanges professionnels Il convient de :
- Choisir les destinataires :
- Si la communication ne nécessite pas que les adresses de tous les destinataires soient visibles, les mettre en « copie cachée » (Bcc ou Cci) ; - Pour communiquer au sein d’un groupe de travail, créer une liste fermée de diffusion, gérée par un administrateur ; - Ne pas procéder à des envois massifs.
- Indiquer clairement l’objet du message ; - De préférence, n’aborder qu’un sujet par message ; - Se soucier de la forme et rester courtois ; - S’efforcer d’être bref et aller à l’essentiel.
- Gérer les pièces jointes :
- Ne pas mettre de documents trop volumineux ; - Utiliser au besoin des outils de compression ; - Ne pas procéder à des envois massifs avec pièce jointe ; - En cas de transfert d’un message, se poser la question de l’opportunité d’y laisser les pièces jointes.
- Insérer dans le texte du message son nom et sa fonction, le service ou l’établissement, voire la ville. Si le logiciel le permet, utiliser la fonction « insertion de signature ».
- Utiliser l’outil de manière loyale :
- Ne pas retransmettre un message sans l’accord de l’émetteur ; - Ne pas masquer par copie cachée certains destinataires à l’insu des autres. Lors de la réception de messages :
- Porter attention aux messages frauduleux, ne pas cliquer sur les liens, ne pas communiquer les informations demandées et, en cas de doute, transférer le message à alerte@ac-aix-marseille.fr
- Être réactif, mais non impulsif ;
- Gérer la priorité, marquer les messages urgents.
Encadrer les usages : • Elaborer une charte de bon usage de la messagerie électronique dans son établissement. |